Fasen "Utvikle og anskaffe tjenester"

Oppdragsgivere må gi en grundig beskrivelse av behovene de ønsker dekket. Beskrivelsen skal gjelde både kvalitet og omfang. Det bør ikke legges unødvendige føringer for hvordan man skal arbeide for å nå det ønskede resultat. Det fratar bedriftene muligheten til å jobbe smartere.

Samarbeid med private ved anskaffelser eller tjenestekonsesjon?

Selv om beskrivelsene i disse trinnene hovedsakelig vil adressere et kjøp av en tjeneste gjennom anskaffelsesregelverket, understrekes det at det finnes andre måter å framskaffe en tjeneste til brukere i samarbeid med private. Det kan f.eks. være autorisasjonsordninger eller ved tjenestekonsesjoner. Disse fremgangsmåtene følger andre regler enn anskaffelsesregelverket. Begge disse innretningene kan brukes hvis man vil etablere fritt brukervalg. Det er særlig det som er trinn 8 i vår figur at forskjellene blir store når det gjelder regelverk. Likevel bør man være oppmerksom på at dialogen med markedet, oppgavebeskrivelse, kvalitetsmål og krav, tilsynsmodeller etc. er like relevant for disse ordningene. Dette gjør fasene og mange av verktøyene eller eksemplene i denne nettportalen like vesentlige uansett hvilken måte man bruker private til å fremskaffe tjenesten.

Hovedtrekk i trinn 4-10

Enten det dreier seg om gjentatte kjøp av tjenester eller første gang det skal skje en konkurranseutsetting av tjenesten, så vil mange av de neste fasene være de samme. Uavhengig om det faktisk skal skje en konkurranseutsetting eller ikke, er innholdet i trinnene 4-6 i seg selv verdifulle. Dette fordi det vil bidra til å gi kommunen bedret innsikt i egne tjenester og behovene som foreligger. Tilsvarende beskrivelser og metodikk for egenregievaluering gir betydelig innsikt og hever kvaliteten på de beslutningene som følger for egen drift.

Første gang en tjeneste en tjeneste skal konkurranseutsettes, krever dette god tid og nytenkning om hvordan oppgavene skal løses. En større anskaffelse som omfatter virksomhetsovertagelse, må normalt beregne 6-9 måneder fra konkurransegrunnlaget er publisert, til kontrakten er utformet og til en bedrift kan være klar for oppstart.

Forståelse for tjenesteproduksjon

Når oppdragsgiver arbeider med trinnene fra oppdragsbeskrivelse (4) til kontraktsoppfølgning (14), bør vedkomne sette seg inn i hvordan produksjonskjeden hos leverandøren blir berørt av ulike krav til ytelse eventuelt gjennomføring. Jo bedre forståelse oppdragsgiver har om tjenesteproduksjonen til den spesifikke tjenesten, jo større er muligheten for bedre samarbeid med leverandøren. I motsatt fall vil oppdragsgiver gjøre det vanskeligere for at leverandøren lykkes. Figuren nedenfor er et forsøk på å minne oppdragsgiveren om at det er mange involverte i en tjenesteleveranse. Det er viktig å levere gode og gjennomtenkte premisser for bestillingen. Uheldige føringer fra oppdragsgiver kan gjøre det vanskelig for de ansatte hos leverandøren å utnytte sin kompetanse til å løse oppgaven best mulig. Tilsvarende kan brukerne ha fått en feilaktig oppfatning av lovet leveranse, slik at brukerne føler det hele som en leveranse under kravene. Urimelige kontraktskrav med svært lav terskel for oppsigelse eller store bøter for små avvik kan også virke mot sin hensikt i samarbeidsforholdet.

Ved balanserte kontrakter og rett risikoplassering kan endrede arbeidsmetoder eller utvikling av nye hjelpemidler, resultere i reduserte kostnader for leverandøren. I visse tilfeller hvor også oppdragsgiver bidrar direkte for å oppnå dette, kan dette rettferdiggjøre en kontraktsbestemmelse om at nettogevinsten skal deles mellom kontraktspartene.
Plasser risiko hos den som kan påvirke sannsynlighet for at den inntreffer

Det er likevel en tendens at oppdragsgivere misforstår antatte fordeler og plasserer risikoen for "alt som tenkes kan gå galt” hos leverandøren. Det er uklokt av flere grunner når risikoen plasseres hos den part som minst kan hindre at risikoen utløses. For det første vil leverandøren ikke ha kontroll over situasjonen og bør beregne en tilleggspremie for hendelser som han ikke kan påvirke. I enkelte tilfeller kan også dette bli gjenstand for spekulasjon i konkurransen og bli priset unødvendig høyt eller uforsvarlig lavt. I slike tilfeller vil oppdragsgivere ofte miste interessen fra ansvarlige leverandører. Risikoen for at en uønsket situasjon oppstår bør plasseres hos den som er nærmest til å påvirke sannsynligheten for at situasjonen inntreffer.

Tilbake til hovedsiden Bedre Tjenester