Hva er hovedtrekkene i et beslutningsgrunnlag før det eventuelt fattes et vedtak om å konkurranseutsette ett eller flere tjenesteområder?
Det er sentralt at de faktiske forhold ved dagens tjeneste er kartlagt ved et fremtidig kjøp av tjenesten. Det kan gjelde krav til tilbud, økonomiske rammer og kvalitetsinnhold til tjenesten. Det kan også være samfunnsmessige krav, herunder miljøhensyn.
Kommuner som har foretatt lignende saksforberedelser har vurdert at man i denne fasen bør ha en situasjonsbeskrivelse som inneholder følgende elementer:
- Dagens oppgaver, omfang, roller og ansvarsforhold i virksomheten, herunder skillet mellom myndighetsforvaltnings- og produksjonsoppgaver
- Beskrivelse av eksisterende kvalitet på tjenesten, identifikasjon av målindikatorer for kvalitet og hvilke lovmessige bindinger som har betydning for utførelsen:
- Virksomhetens egenart og eventuelle forankring i lovverket
- Om mulig, statistiske data vedrørende dagens behov
- Om mulig, statistiske data vedrørende fremtidige behov
- Forholdet til andre tjenester
- Korrekt kostnadsanalyse av eksisterende tjenesteproduksjon
- Aktuelle arbeidsgiverproblemstillinger og forholdet til ansatte.
- Dagens kompetanse og behov for kompetanseutvikling
- Behov for kontroll- og oppfølgingssystemer
- Enkel markedsanalyse for den aktuelle tjeneste
- Kartlegging og verifikasjon av behovet for tjenester – benchmarking
- Er det mulig med effektiviseringstiltak? Vurdering av transaksjonskostnader
Andre momenter som man trenger oversikt over i forberedelsesfasen
- Politisk forankring og beslutninger
- Overordnede kvalitetskrav
- Økonomiske rammer og tidsplaner: Sett krav til oppstart av prosesser, men ikke gi så korte tidsfrister som ødelegger for en vellykket forberedt konkurranseprosess. Brukervalg/tjenestekonsesjoner: kommuner setter ofte ”stykk/timepriser” som ikke innbyr til økonomisk bærekraftig levering av tjeneste. Sjekk med f.eks. bransjeorganisasjoner om regnestykkene er fornuftige.
- Politisk forankring av seriøsitets- og/eller kvalitetskrav: Seriøsitetskrav - sjekk med bransjeorganisasjoner