Ved konkurranseutsetting av kommunal tjenesteproduksjon og innføring av bestiller/utførerorganisering, er det nødvendig med rutiner for kontroll og oppfølging av kvaliteten på leverandørenes tjenesteutførelse.
Dårlig kommunikasjon mellom kunde og leverandør gjør at tjenestene gir en mindre nytteverdi for partene. Dette rammer selvfølgelig alle som berøres av tjenesten som brukere, ansatte og andre oppdrag som skal fungere opp mot tjenesten. Totalkostnadene blir ofte høyere enn nødvendig og partene er dømt til å gjenta de samme feilene ved neste anskaffelse.
Forløpende evalueringer er viktig for raskest mulig å komme inn i en god driftsfase for brukere, ansatte og bedriften.
Det er derfor utarbeidet et nytt verktøy (digitalt skjema – se lenker) som kan bidra til å øke verdien og opplevelsen på begge sider. Det skal også være et praktisk bidrag til å legge forholdene til rette for innovasjon i hver anskaffelse. Man kan godt si at skjemaet kan bidra til å fokusere på forbedringer og vil være et arkiv for momenter som har stått i veien for å tenke nytt. Hensikten med skjemaet er åat man så tidlig i kontraktsforholdet som mulig, kan skape bevissthet om hvilke krav og forventninger som stilles til en den konkrete leveransen og bidra til forbedringer hos både oppdragsgivere og leverandører.
Hovedpunktene i evalueringsprosessen er:
- Opplysninger om oppdraget
- Evalueringsprosessen
- Leveringssikkerhet
- Kvalitet, løsningsevne, kompetanse
- Samarbeid og oppfølging
- Implementering, opplæring og utfasing
- Samfunnsansvar
- Økonomi og fakturering
- E-handel/E-faktura /Ordrebehandling
- Vurdering av kontrakt
Det faktiske tilsynet og informasjonsinnhenting.
Informasjon som samles inn ved ulike tilsyn kan inneholde opplysninger som krever særskilte oppbevaringsmåter. Det gjelder opplysninger som omfattes av personvernloven og det kan være forretningshemmeligheter. Forvaltningsloven har bestemmelser om taushetsplikt. Forvaltningen plikter å hindre at andre får adgang til informasjon om «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår».
Ut fra type oppdrag eller tjeneste, kan det følge med tilsynsoppgaver av lovbestemt art. Ved renholdskontrakter har oppdragsgiver et såkalt "påseansvar". I hovedsak omhandler dette å kontrollere ved jevne mellomrom at leverandøren lønner etter såkalt allmenngjort lønn. Innenfor helseområdet, så kan dette være krav til tilbudet, lovbestemt oppfølgning av brukere eller pasienter etc.
Innhenting og bruk av slik informasjon som ovenfor skal brukes til det formål som gir hjemmel for tilsynet. F.eks. skal ikke informasjon om interne lønnsforhold og økonomiske beregninger, brukes som bakgrunnsinformasjon til nye forhandlinger med leverandøren. Her må tilsynet og kontraktsforhandlinger håndteres med skott som ikke fører til misbruk av informasjon.