Dette må du vite om sykefraværsoppfølging i forbindelse med fastsatt ferie

Av jusstudent Ea Thompson og advokat Anna Hjelle i NHO Service og Handel

Når en ansatt blir sykmeldt har arbeidsgiver og arbeidstaker konkrete plikter knyttet til oppfølging. Hvis sykefraværet skjer i forbindelse med fastsatt ferie, gjelder det også noen særregler. I denne artikkelen gir vi en oversikt over de mest sentrale kravene til sykefraværsoppfølging, samt en kort beskrivelse av reglene som gjelder hvis arbeidstaker blir syk i forbindelse med ferien.

Sykefraværsoppfølging

Arbeidsgiver har en generell plikt til å tilrettelegge
Hvis en ansatt har helt eller delvis redusert arbeidsevne som følge av sykdom, ulykke, slitasje eller lignende, plikter arbeidsgiveren å iverksette nødvendige tiltak for at den ansatte skal kunne beholde eller få et passende arbeid, jf. arbeidsmiljøloven § 4-6. Tiltak skal iverksettes "så langt det er mulig". Tilretteleggingsplikten er vidtrekkende og sentral for sykefraværsarbeidet, men ikke absolutt/ubegrenset.

Arbeidstaker har en plikt til å medvirke
Arbeidstakers bidrag er en forutsetning for at arbeidsgivers sykefraværsoppfølging skal ha reell effekt. Arbeidsmiljøloven og folketrygdloven fastslår derfor at den enkelte ansatte har en opplysnings- og medvirkningsplikt i sykefraværsoppfølgingen. Plikten til å opplyse og medvirke er knyttet til blant annet å gi informasjon om egen funksjonsevne (men ikke diagnose eller andre sensitive opplysninger), utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner med tiltak, deltakelse i dialogmøter etter innkalling, mv.

Konkrete oppgaver og frister

Arbeidsmiljøloven og folketrygdloven oppstiller konkrete oppgaver og frister som arbeidsgiver og arbeidstaker må forholde seg til. Dette omfatter:

• Senest innen 4 uker – Utarbeidelse av en oppfølgingsplan
Det skal lages en oppfølgingsplan i samråd med arbeidstaker, med mindre det er åpenbart unødvendig. Målet med å lage en oppfølgingsplan er at arbeidstaker skal komme tilbake i arbeid. Planen skal inneholde en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne, aktuell tilrettelegging eller tiltak i arbeidsgivers regi, eventuelt med bistand fra NAV, og plan for videre oppfølging. Planen skal formidles til sykmelder, og NAV skal ha den hvis den etterspørres eller det er behov for bistand fra dem. Planen oppdateres løpende.

• Senest innen 7 uker – Dialogmøte 1
For en ansatt som er 100 % sykmeldt skal arbeidsgiver kalle inn til et dialogmøte om innholdet i oppfølgingsplanen og eventuell oppdatering av den. Det gjelder også her unntak hvis dialogmøtet er åpenbart unødvendig. For ansatte som er delvis sykmeldt, skal møtet avholdes når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder anser det hensiktsmessig. Sykmelder kan innkalles til møtet hvis begge er enige om det, eller hvis den ansatte ønsker det (kreves samtykke fra den ansatte hvis helsepersonell skal være med). NAV, bedriftshelsetjenesten eller andre relevante aktører kan også kalles inn hvis arbeidsgiveren eller den ansatte ønsker det.

• Innen 8 uker – Kort om arbeidstakers aktivitetsplikt
Hvis den ansatte ikke har vært i arbeidsrelatert aktivitet innen åtte uker, må det legges frem legeerklæring som dokumenterer at medisinske grunner er til hinder for at arbeidsrelaterte aktiviteter iverksettes. Dette er et vilkår for at den ansatte fortsatt skal få utbetalt sykepenger fra NAV, med unntak av noen særlige situasjoner. For arbeidsgiver er det viktig å ha dokumentasjon på dialog og eventuell utprøving i arbeidsrelatert aktivitet.

• Senest innen 26 uker – Dialogmøte 2 med NAV
NAV skal kalle inn arbeidstaker og arbeidsgiver til dialogmøte 2, senest når arbeidsuførheten har vart i 26 uker. Både arbeidstaker og arbeidsgiver har møteplikt. Sykemelder eller annet helsepersonell skal delta hvis NAV mener det er hensiktsmessig. Møtet avholdes ikke dersom det antas å være åpenbart unødvendig. Arbeidsgiver må sende revidert oppfølgingsplan til NAV før avtalt dialogmøte. Hver av partene kan kreve at det avholdes et nytt dialogmøte etter dette.

• Senest innen 1 år – Ny vurdering av NAV
Senest innen ett år, som er maksimal tid for sykepenger, skal NAV på nytt vurdere rettigheter og behov for arbeidsrettede tiltak.

Det nevnes også at dersom den ansatte har vært helt eller delvis borte fra arbeidet i 12 måneder, kan arbeidsgiver vurdere saklighet for eventuell oppsigelse av arbeidsforholdet. Det kan først skje etter 12 måneder ettersom arbeidsmiljøloven har et klart forbud mot å gå til oppsigelse på grunnlag av sykefraværet de første 12 månedene. 

Kort om ferie og sykefravær

Blir en ansatt 100 % arbeidsufør før ferien starter, kan den ansatte kreve at hele ferien blir utsatt til senere. Vilkårene for utsettelse av hele ferien er at den ansatte er 100 % arbeidsufør og at kravet dokumenteres med legeerklæring senest siste arbeidsdag før ferien. Det altså ingen automatikk i at ferien skal utsettes. Det velger den ansatte selv. Det kan ikke kreves delvis utsettelse, med mindre man blir enige om det eller den ansatte har anledning til å utsette deler av ferien etter regelen beskrevet under.

Har en ansatt vært 100 % arbeidsufør i løpet av ferien, kan han/hun kreve at tilsvarende virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere. De samme vilkårene gjelder her; arbeidstakeren må være 100 % arbeidsufør i ferien og kravet må dokumenteres med legeerklæring. Kravet om utsettelse må i disse tilfellene fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt.

Dersom arbeidstakeren blir langvarig syk og ikke får avviklet ferien i inneværende år, skal all gjenstående ferie overføres til neste år. Dette gjelder uavhengig av hvor mange feriedager som er til gode.
Arbinn – NHOs arbeidsgiverportal

Vi anbefaler å bruke Arbinn sine prosessveiledere, maler, sjekklister og tips, som kan bidra til å etablere gode rutiner i bedriften og gjøre oppfølgingsarbeidet enklere. 

Mer om ferie og fravær på Arbinn her