Hva kan arbeidsgiver gjøre dersom arbeidstaker plutselig uteblir fra jobb?

Denne artikkelen er skrevet med særlig henblikk på bemanningbransjen, men er relevant for alle bedrifter.

Uavhengig av andre fristende tilbud, så plikter arbeidstakere å stille sin arbeidskraft til disposisjon i henhold til sin arbeidsavtale/oppdragsbekreftelse frem til utløpet av en eventuell oppsigelsestid..

At ansatte fratrer plutselig og uten gjennomført oppsigelsestid, medfører selvfølgelig utfordringer for dere og deres kunder. Noen ganger får det også økonomiske konsekvenser. Vi vil med dette gi dere en kort innføring hvilket rettslig handlingsrom dere har i slike tilfeller og praktisk råd om hvordan dere eventuelt kan gå frem.

Jussen

Når kan arbeidsgiver trekke i lønn og feriepenger?

Dersom arbeidsgivere påføres skade eller tap som følge av at den ansatte rettstridig fratrer sin stilling, har arbeidsgiver adgang til å holde tilbake/trekke i lønn og feriepenger, se arbeidsmiljøloven § 14-15(2)(e). Dette er en praktisk regel som arbeidsgivere bør kjenne til.

En forutsetning for å kunne gjennomføre et slikt trekk er at den ansattes fratreden er "rettstridig", altså at den ansatte ikke jobber ut sin oppsigelsestid i henhold til arbeidsavtalen. Vi gjør oppmerksom på at en arbeidstaker når som helst og uten grunn kan fri seg fra sine forpliktelser med arbeidsgiver ved å si opp arbeidsforholdet. Derimot plikter arbeidstaker å jobbe i henhold til sin arbeidsavtale/oppdragsbekreftelse ut oppsigelsestiden.

En annen forutsetning for å holde tilbake/trekke i lønn og feriepenger er at arbeidsgiver faktisk er påført et økonomisk tap. Arbeidsgiver kan for eksempel ikke holde tilbake skyldig lønn og feriepenger for å straffe den ansatte. Trekkadgangen begrenser seg til de dokumenterte ekstrautgiftene arbeidsgiver påføres fordi den ansatte fratrer sin stilling uten å overholde oppsigelsesfristen. Det betyr at det også må være årsakssammenheng mellom ekstrakostnadene hos arbeidsgiver og arbeidstakers fratreden. Eksempler på slike økonomiske tap er de ekstra kostnadene arbeidsgiver må ut med for å finne en erstatter på kort varsel, typisk fordi det er nødvendig å betale en høyere lønn i slike situasjoner – eller ekstrakostnader forbundet med overtid hos andre ansatte for å dekke inn bemanningen. Dette betyr også at arbeidsgiver ikke kan holde tilbake/trekke i lønn og feriepenger for utgifter som arbeidsgiveren ville fått selv om arbeidstakeren overholdt oppsigelsesfristen, f.eks. utgifter til stillingsannonse. Ved vurderingen av tapets størrelse, må det også tas hensyn til hvorvidt arbeidsgiveren sparer lønnsutgifter til arbeidstakeren ved at vedkommende ikke arbeider i oppsigelsestiden.

Hvor mye kan arbeidsgiver trekke?

Trekk i lønn eller feriepenger etter arbeidsmiljøloven § 14-15(2)(e) skal begrenses til den del av kravet som overstiger det arbeidstaker med rimelighet trenger til underhold for seg og sin husstand, se arbeidsmiljøloven § 14-15(3). Dette er en skjønnsmessigvurdering, men her vil gjeldende satser for sosialhjelp gi god veiledning.

Hva må arbeidsgiver gjøre før det foretas trekk i lønn og feriepenger?

Før det gjennomføres trekk, skal arbeidsgiver drøfte grunnlaget for trekket og beløpets størrelse med arbeidstaker selv og arbeidstakers tillitsvalgte med mindre arbeidstakers selv ikke ønsker dette, se arbeidsmiljøloven § 14-15(4).

Dette innebærer i praksis å drøfte følgende:

• Hvorfor arbeidsgiver mener at har adgang til å trekke etter arbeidsmiljøloven § 14-15(2)(e), som er det rettslige grunnlaget.
• Bakgrunnen for det økonomiske tapet, herunder få frem at det foreligger årsakssammenheng med den ansattes rettstridige fratreden.
• Størrelsen av det økonomiske tapet.
• Hvor mye arbeidsgiver mener at de kan trekke og hvorfor

Som nevnt kan arbeidsgiver kun gjøre trekk i lønn og feriepenger for dokumenterte ekstrautgifter. I praksis er det derfor gjerne under drøftelsene at arbeidsgiver fremlegger tilgjengelig dokumentasjon på det økonomiske tapet og annen dokumentasjon som er relevant for saken.

Utgangspunktet er at drøftelsene gjennomføres i form av et møte med den den ansatte og tillitsvalgte. I en situasjon hvor den ansatte nettopp har fratrådt kan dette være vanskelig å få gjennomført i praksis, gjerne fordi den ansatte selv ikke ønsker det. Vår anbefaling er likevel at arbeidsgiver innkaller til et drøftelsesmøte med både arbeidstaker og tillitsvalgt – og hvor arbeidstaker samtidig blir bedt om å melde ifra dersom de ikke ønsker bistand fra tillitsvalgt. Vi mener det er av underordnet betydning om møtet avholdes fysisk, elektronisk eller per telefon. Dersom den ansatte ikke ønsker å stille, kan arbeidsgiver isteden og som et unntak redegjøre for sitt syn skriftlig i en e-post – herunder fremlegge relevant dokumentasjon – og be om arbeidstakers og den tillitsvalgtes tilbakemeldinger.

Dersom det ikke er tillitsvalgt på arbeidsplassen, kan arbeidsgiver bruke verneombud.

Hva må arbeidsgiver gjøre etter at det er foretatt trekk i lønn og feriepenger?

Ved utbetalingen eller straks etter denne skal arbeidstaker ha skriftlig oppgave over beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og trekk som er foretatt, se arbeidsmiljøloven § 14-15(5). Dette er en bestemmelse som pålegger arbeidsgiver en plikt til å gi arbeidstaker en lønns- og trekkoppgave. I praksis vil regnskapsgiver håndtere dette.

Hva er fordelen med å kunne gjøre trekk i lønn og feriepenger?

Fordelen med adgangen til trekk i lønn og feriepenger etter arbeidsmiljøloven § 14-15(2)(e) er at arbeidsgivere raskt og enkelt kan få dekket sitt tap i slike situasjoner, helt eller delvis.

Hva gjør arbeidsgiver dersom det økonomiske tapet er større enn størrelsen på lønnen/feriepengene?

I noen situasjoner kan størrelsen på det økonomiske tapet overstige størrelsen på lønnen og feriepengene. Arbeidsgiver kan i så fall vurdere et ordinært erstatningssøksmål, dersom vilkårene for dette er oppfylt. Vi går ikke nærmere inn på disse reglene her.

Praktisk håndtering

Preventiv informasjon

Det er mulig at arbeidstakere som er kjent med trekkadgangen etter arbeidsmiljøloven § 14-15(2)(e) som en mulig konsekvens, i større grad overholder sine forpliktelser til å jobbe ut oppsigelsestid.

En praktisk og preventiv tilnærming er derfor å sørge for at ansatte gis slik informasjon allerede ved ansettelsen. Dette kan for eksempel gjøres av informasjonshensyn i virksomhetens personalhåndbok eller andre relevante retningslinjer.

Dersom dere nå faktisk står i en situasjon hvor dere stadig opplever dette, kan dere vurdere å sende ut generell informasjon, for eksempel på e-post. Denne informasjonen kan beskrive situasjonen dere opplever og samtidig understreke at arbeidstakere har en plikt til å jobbe ut sin oppsigelsestid. I forlengelsen av dette er det grunn til å informere om at arbeidsgiver i slike situasjoner vil vurdere trekk i lønn og feriepenger dersom vilkårene for dette er oppfylt, se arbeidsmiljøloven § 14-15(2)(e). Det er viktig at informasjonen er generell, herunder at ingen enkeltpersoner eller pågående konflikter indentifiseres.

Informasjon for å få den ansatte til å stille på jobb

Når en ansatt ikke møter på jobb vil det først være fornuftig å snakke med den ansatte å avklare hva som er begrunnelsen for dette. Dersom det er på det rene at den ansatte har fratrådt i strid med sine forpliktelser vil det viktigste for noen arbeidsgivere være å forsøke å overtale den ansatte om å returnere. Dette er typisk aktuelt dersom det er vanskelig å skaffe en erstatter og skadepotensialet for kunden ved slik uteblivelse er stor.

I slike situasjoner kan arbeidsgiver – gjerne skriftlig – appellere til den ansatte. Det er da sentralt å beskrive den oppståtte situasjonen grundig, herunder arbeidstakers forpliktelser og brudd på disse. Det sentrale er å oppfordre arbeidstaker til å returnere på jobb, og samtidig gi informasjon om mulige konsekvenser ved å la være – nemlig trekk i lønn og feriepenger etter arbeidsmiljøloven dersom vilkårene for dette er oppfylt.

Her er et eksempel på en slik e-post, som selvfølgelig må tilpasses den aktuelle situasjonen:

Avslutning av arbeidsforholdet

Arbeidsgiver vil i alle tilfeller ha en interesse i å få avklart ansettelsesforholdet, herunder avslutningen av dette. En slik avklaring kan arbeidsgiver gjøre umiddelbart – alternativt etter at det uansett er avklart at den ansatte ikke kommer til å stille på jobb ut oppsigelsestid.

Rettstridig fratreden vil kunne gi grunnlag for avskjed/oppsigelse. Imidlertid fremstår det som urimelig at arbeidsgiver, i en situasjon hvor den ansatte opplagt ikke ønsker å videreføre arbeidsforholdet, må gå veien om oppsigelse/avskjed med alt det innebærer formelle prosedyrer, eksponering av risiko osv. I en situasjon hvor arbeidsgiver har fått klarhet i og dokumentert at den ansatte ikke vil returnere på jobb i strid med arbeidsavtalen, må arbeidsgiver kunne legge til grunn at den ansatte har sagt opp selv. Vi anbefaler at dette gjøres skriftlig og at den ansatte oppfordres til å korrigere arbeidsgiver dersom det foreligger en misforståelse. Arbeidsgiver kan legge til grunn at den ansatte selv har sagt opp på det tidspunktet vedkommende rettstridig fratrådte, og regne oppsigelsestiden derfra. Også dette bør synliggjøres i den skriftlige kommunikasjonen.

Her er et eksempel på en e-post, som selvfølgelig må tilpasses den aktuelle situasjonen:

For ordens skyld opplyser vi om at det ikke er noe i veien for at arbeidsgiver – til tross for arbeidstakers handlinger – ønsker å videreføre arbeidsforholdet og for eksempel vil nøye seg med å gi en advarsel.

*****
Ovennevnte er ment som generelle råd. Det betyr at det kan være omstendigheter ved en konkret sak som krever tilpasninger. Ta kontakt med vår advokatvakt : 47 68 73 84 (Åpent 9-16).

Som medlem har du tilgang til gratis advokat. Mer her