Denne siden er for deg som skal kjøpe inn renhold i privat eller offentlig sektor. De beste innkjøpene gjør du når du er godt forberedt.
Målet med denne siden er å gjøre prosessen fram til et godt innkjøp så oversiktlig som mulig; altså bidra til at du får den kvaliteten på renholdet du trenger, til riktig pris.
Her finner du en beskrivelse av innkjøpsprosessen i "Tre steg for bedre innkjøp". Du får ogsa et knippe verktøy som kan brukes ved innkjøp og kontroll av renhold.
De viktigste stikkordene når du skal beskrive renholdsbehovet er:
Det renholdsleverandørene trenger for å komme med et presist tilbud er gode arealtegninger. De fleste bygg har en branntegning tilgjengelig, denne kan du bruke.
Romliste
Du må også lage romliste typisk i et Excel-ark eller annet regneark. Her finner du et eksempel på romliste. Romlisten beskriver typen rom, antall kvm., hvilket material/overflate det er på gulvet, og evt. skilleglass som skal rengjøres i vegger. I romlisten framgår det også hvor ofte du mener det renholdskvaliteten i rommet skal kontrolleres eventuelt gjøres rent – frekvensen.
Hvis du har arealtegninger der det ikke er beskrevet kvm i hvert rom, kan en god romliste erstatte arealtegninger.
I tillegg til løpende renhold av gulv og overflater har du kanskje også andre behov, som:
Hvis du vil at dette skal inngå i samme avtale, så be alltid om at dette prises separat i tilbudet. Hvis alt bakes inn i samme faste pris, blir det vanskeligere å se hva du egentlig betaler for – og ikke minst svært vanskelig å sammenligne de forskjellige tilbudene.
Når det gjelder periodisk renhold kan det ofte være like greit å avtale dette etter behov, i stedet for å lage en fast avtale på det.
Hvis du er usikker på renholdsbehovet for eiendommen, for eksempel frekvens eller hvilket nivå av renhold som trengs, så bør du ta en dialog med de aktuelle leverandørene i forkant, før du sender ut tilbudsforespørselen. Leverandørene kan bistå med å vurdere behovet i forkant. Det er særdeles viktig at tilbudene du får inn forholder seg til nøyaktig samme behovsbeskrivelse. Hvis ikke, kan du få tilbud som det ikke går å sammenligne.
Det er forbudt å tilby renholdstjenester om du ikke er offentlig godkjent renholdsbedrift. Det er også forbudt å kjøpe tjenester av ikke godkjente leverandører. Du må derfor stille krav om at bedriften er oppført i Arbeidstilsynets renholdsregister.
Dersom renholdskontrakten er med en leverandør som ikke har egne ansatte til å utføre kontrakten, er det grunn til å gjennomføre flere undersøkelser om hvem som skal utføre arbeidet. Er de utførende renholderne en rekke enkeltpersonselskap som arbeider som selvstendig næringsdrivende, er det grunn til å følge med på om det er organisert slik for å unngå pliktene i arbeidsmiljøloven.
Her er det særlig viktig å tenke på varigheten. Hvor lenge gjelder kontrakten? Kan den forlenges? For eksempel vil det være ugunstig å ha for kort avtaletid, fordi leverandøren da har brukt ressurser på å lære opp og kanskje også ansette en person som skal ta seg av denne leveransen. Leverandørene liker forutsigbarhet for driften, og for korte avtaler fører ofte til at mange seriøse aktører ikke gir tilbud (eller krever høyere betaling). Samtidig er det heller ikke gunstig for deg som bestiller å gå gjennom anbudsprosessen for ofte.
Har leverandøren en plan for oppfølging av kontrakten? Hva gjør leverandøren når det oppstår et avvik – altså når noe ikke er rengjort i henhold til avtalen? Hvor lang tid tar det før tiltak blir iverksatt, og hvor raskt er problemet fikset og avviket lukket?
Tilbudene bør inneholde en redegjørelse for hvordan leverandøren har tenkt å gjennomføre oppdraget. Her bør leverandøren gi utfyllende informasjon om hvordan den funksjonelt og teknisk løser behovene du har, gjerne gjennom eksemplifisering.
Be om en beskrivelse av kompetansen til den personen som skal ha ansvar for oppfølging av oppdraget. Å kreve fagbrev og veldig mye erfaring hos den som skal gjøre arbeidet kan ofte være å be om for mye – og føre til at mange gode leverandører trekker seg – men kompetansen til den som har faglig ansvar og oppfølging er det viktig å få beskrevet. Det gir også god sammenlignbarhet mellom tilbudene. Det typiske er å be om CV-er til kontaktpersoner og ansvarlige.
Et viktig punkt i renholdsavtaler er å beskrive når du som kunde skal faktureres, og hvor lang kreditt det skal være på fakturaen. Siden renhold er ferskvare – en tjeneste som leveres kontinuerlig – så har det blitt ganske vanlig å fakturere den 15. måneden før med forfall den 15. i gjeldende renholdsmåned, altså 30 dagers fakturabehandling der det blir dels forskudds- og etterskuddsbetaling vis-a-vis leveransen.
Lang kredittid gir stort likviditetspress hos leverandørene, som igjen gjerne fører til at de må bruke færre folk på å gjøre samme arbeid. I et marked der alle leverandørene er forsvarlige aktører, vil dette kun føre til økte priser for kunden. For mer uoversiktlig markeder som renhold, kan lang kredittid føre til at de som ikke opptrer seriøst får bedre konkurransevilkår. Forsvarlige bedrifter er nødt til å ta hensyn til økte kostnader, mens bedrifter som ikke følger lovverket om overtid og arbeidstid, etc. ikke trenger å ta hensyn til slike kostnader.
Det anbefales ikke å kreve at leverandøren først gjør tjenesten for deg, og så kreve at de skal vente veldig lenge på betaling. Profesjonelle bedrifter sørger for at ansatte får rett lønn til rett tid, mens mange useriøse lar de ansatte i beste fall vente på lønnen til de får oppgjør fra kunden. Det er påvist klar sammenheng mellom lang kreditt og useriøs og ulovlig virksomhet.
Å be om en fast pris på oppdrag som skal vare i flere år oppfattes ikke som gunstig for noen. Fastpris over lengre perioder kan være nyttig for enkelte typer anskaffelser, men innen renhold er man pålagt å følge det lønnsnivået som ligger i loven og tariffavtalen (gjennom allmenngjøring av tariffavtalen [lenke]).
Dersom man ikke årlig regulerer prisene etter lønnsoppgangen i samfunnet, så må bedriftene som skal prise tjenesten anslå hvor mye de tror lønninger og andre kostnader vil øke i perioden. Siden et slikt anslag innebærer en risiko, vil en forsvarlig leverandør som vil trygge bedriften måtte ta et påslag for denne risikoen. Oppdragsgiver ender da i noen tilfeller opp med å betale for en lønnsøkning før den egentlig kommer. La oss si at du ikke vet om kontakten vil vare i to eller fem år – da vil en leverandør måtte ta hensyn til lønnsnivået om fem år allerede fra første dag. Sier du opp kontrakten etter tre år, så kan du ha betalt for kostnadene i “år fem” hele veien.
Dersom avtalen sier at prisene skal justeres årlig i henhold til tariff, så vil du unngå å få priser som tvinger hver leverandør til å spekulere om kostnadsutviklingen.
Norsk Standard for renholdskontrakter viser til en indeks som fra SSB som et annet alternativ. Der reguleres prisene ved endringer i Statistisk Sentralbyrå (SSB) sin indeks «KPI-JAE Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende prisfaktor» (tabell 11119). Reguleringen skjer med samme prosentsats som indeksen endres med. Veldig enkelt når du har funnet frem til tabellen.
Renholdsbransjen er en dynamisk bransje der avtaler kommer og går, og der oppdragsmengden til et selskap kan vokse eller minke raskt. I praksis er det verken mulig eller ønskelig å kreve at leverandøren din ikke skal leie inn en underleverandør. I en avtale som går over større geografisk område, kan det for eksempel være enkelte perifere bygg som det ikke er lønnsomt å etablere egen avdeling. Det du derimot bør gjøre er sette maks antall ledd i kontrakten til to, slik at du beholder oversikten over hvem som utfører renhold i dine bygg.
Oversiktlige forhold gjør også at du lettere kan ivareta dine plikter om påsyns- og informasjonsplikt (se faktabokser under). Du bør kreve tydelig informasjon og dokumentasjon om underleverandører, samt presisere krav om lovlighet i alle ledd.
Offentlige oppdragsgivere har plikt til å kreve at det maks er to ledd underleverandører i kontrakten. Tilsvarende har norsk standard den samme begrensingen, slik at du som kunde skal kunne ha oversikt over forholdene.
Seriøse aktører har ofte et ønske om å bygge opp kompetanse i bedriften, enten det gjelder å få flere fagbrev, kursing og sertifisering av ansatte, eller norskopplæring. Be gjerne leverandørene beskrive kompetanseplanen de har i bedriften. Det kan gi en indikator på faglighet, langsiktig tenking og seriøsitet.
Å vurdere “hva som er rent” har alltid vært en utfordring mellom bestiller og leverandør av renhold. I renholdsbransjen finnes det et standardverktøy som heter NS-INSTA 800 som bidrar til å standardisere renholdskvalitet.
Dette brukes av en god del rengjøringsselskaper, men ikke alle. På samme måte er det en del bestillere som har som krav at leverandører bruker NS-INSTA 800, men slett ikke alle.
Et generelt råd er at NS-INSTA 800 er et godt verktøy for å sikre felles forståelse av kvalitetskravene til renholdet, men at det er meningsløst å stille som krav at NS-INSTA 800 skal brukes hvis ikke bestilleren kan NS-INSTA 800. Mer om INSTA 800.
Hvordan du legger vekt på for eksempel pris, kompetanse og andre faktorer må komme tydelig fram av kravspesifikasjonen din. Det gjelder både offentlig og privat sektor; det er ikke et krav i privat sektor, men det er nyttig for leverandørene å vite hva som er viktig for deg, så de kan prøve å matche dette med et relevant tilbud. Vi anbefaler å ta utgangspunkt i verktøyet 'Høyeste verdi' når du skal definere tildelingskriterier.
Hva som regnes for brudd på kontrakten, og hvor lang oppsigelsestiden skal være er definert i standardkontrakten NS 8431. Vi fraråder å spesifisere dette på en annen måte enn det som er standard.
Ved inngåelse av ny kontrakt så skal lokalene nullstilles før den nye avtalen skal løpe, det vil si rengjøres til den standarden som er definert i behovsbeskrivelsen. Avhengig av hvor godt renholdet har vært tidligere kan dette være en omfattende jobb. Vi anbefaler ikke at pris for nullstilling tas med i anbudet, for det kan komplisere sammenligning av tilbudene.
Det som er vesentlig er at det bør stå i kontrakten at den nye avtalen skal være nullstilt ved kontraktsslutt, så man slipper å nullstille ved neste innkjøp.
• Mal for standardkontrakt
Vi anbefaler innkjøpere å benytte den norske standardkontrakten om fast renhold (NS 8431). Standarden tilfredsstiller de lovpålagte og øvrige krav til et profesjonelt samarbeid, slik at innkjøpsprosessen følger de viktige prinsippene om gjennomsiktighet, forutsigbarhet og etterprøvbarhet. Standardkontrakten kan kjøpes på standard.no. Med standardkontrakten slipper du å ta valg som du ellers bør eller må ta, jamfør en del punkter lenger ned. Kontrakten er ferdig forhandlet av profesjonelle innkjøpere og leverandører. Disse har sørget for at kontrakten gir balanse til partene. Dette fører til mindre konflikter, samt at kontrakten har tatt inn plikter du har etter annet lovverk.
• Mal for konkurransegrunnlag
DFØ har laget veiledning for anskaffelse av renholdstjenester. Se:
Kontraktsvilkår for renhold - antall ledd i leverandørkjeden
Kontraktskrav for lønns- og arbeidsvilkår
• Allmenngjøring
For renholdsbransjen vedtok Stortinget i 2011 allmenngjøring av tariffavtalen. Allmenngjøringen betyr blant annet at alle bedrifter som leverer renholdstjenester må betale sine ansatte samme minstelønn. Hovedmålet med allmenngjøring er å sikre utenlandske arbeidstakere like lønns- og arbeidsvilkår som norske arbeidstakere.
• Informasjonsplikt
Allmenngjøringen innebærer også at oppdragsgiver/bestiller har informasjonsplikt overfor bedriften som leverer renhold. Informasjonsplikten handler om at bestiller skal informere om at leverandørens arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrifter. Dette skal framgå av kontrakten mellom bestilleren og renholdsleverandøren. Den samme informasjonsplikten gjelder for leverandører når disse inngår avtaler med underleverandører.
• Påseplikt
Bestiller og hovedleverandør av et renholdsoppdrag har påseplikt. Påseplikt innebærer at det skal iverksettes systemer og rutiner for å undersøke og om nødvendig følge opp at allmenngjøringsforskrifter etterleves. Bestiller skal i mange tilfeller påse at lønns- og arbeidsvilkår er i overensstemmelse med gjeldende allmenngjøringsforskrift. Det samme gjelder hovedleverandøren dersom det benyttes underleverandører.
Påseplikten kan oppfylles for eksempel ved at det tas inn kontraktsklausuler om at arbeidstakere minst skal ha de lønns- og arbeidsvilkår som følger av allmenngjøringsforskrift, og at dette følges opp gjennom innhenting av dokumentasjon på arbeidstakeres lønns- og arbeidsvilkår.
Hvordan du gjennomfører selve tilbudsprosessen, og hvordan du henter inn tilbud reguleres i stor grad av behovene du har avdekket og hvilke formelle krav og vilkår du stiller. Konkurranseformen bør derfor velges ut fra kontraktens størrelse og kompleksitet. Merk at offentlige enheter og foretak er underlagt lover og regler for anskaffelser.
Alle offentlige enheter og foretak er underlagt lover og regler for anskaffelser. Ved store innkjøp (100 000 og oppover) skal det hentes tilbud fra minst 3 leverandører; for innkjøp over 500 000,- er det også krav om offentlig kunngjøring av oppdraget.
Se Anskaffelser.no, fagsider om offentlige anskaffelser
Hvis du har et stort eller komplisert oppdrag, må du ta stilling til om du ønsker å legge ut jobben på et åpent eller lukket anbud. Ofte er det lurt å gjennomføre en prekvalifisering av leverandører før man ber leverandørene om tilbud, det vil si å invitere renholdsbedrifter du vet holder høyt nivå på anbudsrunden. Dette kan bidra til et passende antall deltakere, og det blir et større fokus på kvaliteten av tilbudsgivere og færre tilbud å evaluere fra leverandører som ikke har ønsket erfaring, faglig kompetanse og så videre.
Snakk med andre bedrifter som har tilsvarende lokaler og behov som du har, og hør hvem de bruker, og deres erfaringer med disse og andre leverandører. Be om referanser. Oversikt over medlemmer i NHO Service og Handel finner du her. Når du har funnet leverandørene du ønsker å vurdere, sender du tilbudsforespørselen med tydelig definerte behov og krav, og avtaler en befaring.
Når du har funnet potensielle leverandører – eller når du har startet en offentlig anbudsprosess – er det fornuftig og vanlig at de som skal gi tilbud kommer på befaring. Det kan være ressurssparende å gjøre det som en felles befaring for kandidatene du har funnet.
På befaringen er det viktig å åpne for spørsmål fra leverandørene, så premissene for avtalen blir helt tydelige. Send helst ut alle spørsmål og dine svar skriftlig til alle leverandørene, så du sikrer likebehandling og tydelighet.
Det første du gjør – om du ikke har gjort det allerede – er selvsagt å sjekke om tilbyderne finnes i renholdsregisteret, så du vet at de er offentlig godkjente renholdsbedrifter.
Videre er det viktig å vurdere om tilbudene framstår som balanserte [her kan vi nevne NS 8431 som verktøy]. Hvis et tilbud prises veldig lavt, bør du undersøke om de overholder lovpålagt avlønning og andre arbeidsgiverkostnader. Er du i tvil, be gjerne de forskjellige leverandørene følge opp med en spesifikasjon på hvor mange timer de tenker å bruke, og om prisdifferansen bygger på et urealistisk lavt antall timer. Underbud vil ofte føre til problemer og mulig konflikt/misnøye lenger fram – så en leverandør med vesentlig lavere pris bør sannsynliggjøre at de får til å gjøre en god jobb innenfor rammene de beskriver.
Et nyttig verktøy her er selvkostkalkylen, som gir deg forklaring på hva som er sentrale kostnader for en leverandør som skal avlønne innenfor loven (ref. allmenngjøring av tariffavtalen). Verktøyet er nyttig dersom du ønsker å se på priser i et kritisk perspektiv i forhold til obligatoriske kostnader. Vær oppmerksom på at verktøyet ikke fanger opp variable kostnader, som også er en del av bedriftens kostnadsbilde.
Du kan også bruke verktøyet Høyeste Verdi i vurderingen av tilbudene. Dette gjør det enkelt og oversiktlig å velge det mest økonomisk fordelaktige tilbudet, basert på tildelingskriteriene du har satt.
Utover det sjekker du selvsagt alle referanser, og dokumentasjon på kravene du tidligere har definert i tilbudsforespørselen.
Dette er ikke en del av selve innkjøpet, men siden renhold er ferskvare – og ikke er en vare som du får og betaler for én gang – så vil oppfølgingen av kontrakten henge nøye sammen med innkjøpsprosessens behovs- og kravbeskrivelser. Noen punkter det kan være verdt å merke seg:
• Det er gjerne driftspersonell som følger opp leveransen til daglige, i henhold til kontrollen som er definert i avtalen. Det som er viktig å merke seg er at arbeidstakere (eller leietakere) i på din eiendom ikke kontakter renholdere(n) direkte med forespørsler og eventuelle klager, men tar dette inn til den som er ansvarlig for oppfølging.
• Når avtalen er i boks, er det helt essensielt at alle som blir berørt (ansatte, leietakere) får en god orientering om hva som skal gjøres rent, hvordan og hvor ofte. Mye misnøye og misforståelser kan unngås med en tydelig avklaring av forventninger. Om det er spesielle forutsetninger for at renhold skal gjennomføres (for eksempel ryddet pult, stoler oppå bord, etc.) så må dette være kjent i staben.
• Om avtalen legger opp til bruk av NS-INSTA 800, så brukes selvsagt dette verktøyet for bedømmelse av renholdskvaliteten.
Alle virksomheter som tilbyr renholdstjenester skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Se her
Høyeste verdi er et praktisk hjelpemiddel til å finne ut hvilket tilbud som gir mest for pengene, og dermed er det økonomisk mest fordelaktige. Mer her
Kjøp av renhold bør bygge på en god og oversiktlig avtale. En god kontrakt forenkler tilværelsen for begge parter under avtaleperioden. Dette gjør at man unngår uenighet og misforståelser, noe alle seriøse innkjøpere og renholdsbedrifter ønsker å unngå.
Standardkontrakten NS-8431 angir alminnelige kontraktsbestemmelser til bruk ved levering av renholdstjenester mellom en oppdragsgiver og en leverandør.
I tillegg til denne kalkylen kommer en rekke utgifter som NHO Service og Handel ikke får lov til å beregne nøyaktig av hensyn til konkurransen i markedet. Kalkylen inneholder for eksempel ikke utgifter til bruk av materialer, arbeidstøy, transport, forsikring, ledelse, lovpålagt bedriftshelsetjeneste (BHT) og moms (MVA). På toppen av dette vil bedriften dessuten beregne seg avanse.
Standarden viser
Standarden ivaretar hele rommet. Dette medfører at det normalt ikke skal være nødvendig å avtale særskilte periodiske arbeider. Behovet for slikt arbeid må planleggeren vurdere og innkalkulere i det totale ressursbehovet.
Eksempler på periodiske rengjøringsoppgaver kan være:
Erfaringsmessig utgjør behovet for periodiske arbeider 15-20 % av timeverket i tillegg til det regelmessige renholdet.
Dette forholdet må man være oppmerksom på ved kjøp av renhold og planlegge i budsjettet ved renhold i egen regi. En årsplan for hvordan man planlegger gjennomføring av periodisk renhold er viktig for alle parter.
Standarden sier ingenting om hvordan renholdet skal utføres. Det er med andre opp til den som står for renholdet å foreslå egnede metoder, midler og utstyr i forhold til overflater og smusstype.
NS-INSTA 800 har 6 kvalitetsnivåer, hvor 5 er høyeste nivå og 1 er lavest. Nivå 0 har ingen praktisk betydning. Begrepet ”visuell kontroll” er sentralt. Hvor mange samlinger med urenheter som kan godtas rett etter endt renhold bestemmes ut fra:
Standarden forutsetter at en slik registrering av oppnådd renholdskvalitet skal foretas minst fire ganger per år. Denne kontrollen utføres av en person med oppfølgningsansvar for leveransen, eventuelt i samarbeid med kunden. I tillegg foretar renholder en fortløpende kontroll av eget arbeid.
Fastsettelse av kvalitetsnivå må tilpasses bruken i det enkelte rom. Kvalitetsnivå 5 stiller krav om et praktisk talt prikkfritt resultat og bør brukes fornuftig. Eksempel: Ett besøk på toalettet etter endt renhold medfører som regel automatisk at kvalitetsnivået faller.
Standarden angir krav og anbefalinger for anskaffelse av renholdstjenester og rengjøringsrelaterte serviceoppgaver i offentlig sektor. Den kan også brukes i privat sektor.
NS-INSTA 810 er et system som kan brukes i forberedelser og behovsavklaring. Den gir en ramme og et referansesystem for anskaffelser av renholdstjenester.
Denne standarden inneholder krav og anbefalinger om følgende:
Renholdssystem – kombinasjonen av alle rengjøringsmetoder og rengjøringsfrekvenser eller kvalitetsfrekvens, som skal gi et fastsatt rengjøringsresultat.
Rengjøringsfrekvens – hvor ofte et gitt rom/område skal rengjøres innenfor et gitt tidsrom.
Kvalitetsfrekvens – hvor ofte en gitt rengjøringskvalitet skal oppnås i et rom/område innenfor et gitt tidsrom.
NHO Service og Handel har utviklet profiler som du kan benytte når du skal velge kvalitet på renhold. Se disse her (pdf).
Romlisten kan brukes som verktøy i arbeidet med å kartlegge renholdsbehovet. Mal for romliste finner du her (Excel-skjema).
Det er vanlig å stille krav til kompetanse når man inngår renholdskontrakter.
Dette gjelder både ved offentlige anskaffelser og i private avtaler. Som innkjøper kan du be om konkret dokumentasjon på fagbrevandel, mellomlederutdanning ved fagskole og andel sertifiseringer som NS INSTA 800.
Renholdsområdet er en næring der mange bedrifter bidrar til å formalisere kompetanse for medarbeidere med lav grad av formalkompetanse. Renholdsbransjen bidrar til sosial bærekraft gjennom å skape karriereveier og kompetanseløft.
NHO Service og Handel har utviklet en kompetansestandard på grunnkompetanse- og yrkeskompetanse på veien mot fagbrev. Bedriftene kan vise til konkrete resultater på begge nivå. De har også oversikt over antall som har bestått en ekstern avsluttende test. Mer her
Gi oss gjerne en kommentar i tillegg - hvordan kan vi forbedre oss?
