1. Kartlegg behov

De viktigste stikkordene når du skal beskrive renholdsbehovet er:

• Areal – antall rom, bruksområde, inventar.
• Frekvens – hvor ofte vil du at de forskjellige rommene skal rengjøres (eller vurderes rengjort).
• Nivå – hva definerer dere som “rent” for de enkelte rommene.

Arealtegninger

Det renholdsleverandørene trenger for å komme med et presist tilbud er gode arealtegninger. De fleste bygg har en branntegning tilgjengelig, denne kan du bruke.
Romliste

Du må også lage romliste typisk i et Excel-ark eller annet regneark. Her finner du et eksempel på romliste. Romlisten beskriver typen rom, antall kvm., hvilket material/overflate det er på gulvet, og evt. skilleglass som skal rengjøres i vegger. I romlisten framgår det også hvor ofte du mener det renholdskvaliteten i rommet skal kontrolleres eventuelt gjøres rent – frekvensen. 

Har du ikke gode arealtegninger?

Hvis du har arealtegninger der det ikke er beskrevet kvm i hvert rom, kan en god romliste erstatte arealtegninger.

Andre behov

I tillegg til løpende renhold av gulv og overflater har du kanskje også andre behov, som:

• Periodisk renhold – grundigere nedvasking, gulvbehandling, puss av skilleglass og tepperens, etc. av spesifikke rom med en lavere frekvens, for eksempel årlig.
• Vinduspuss – dette gjøres ofte av annet firma, eller andre folk en din faste renholder fra samme leverandør.
• Forbruksartikler – du har kanskje matter som skal vaskes/byttes, forbruksvarer som såpe og papir, etc.

Hvis du vil at dette skal inngå i samme avtale, så be alltid om at dette prises separat i tilbudet. Hvis alt bakes inn i samme faste pris, blir det vanskeligere å se hva du egentlig betaler for – og ikke minst svært vanskelig å sammenligne de forskjellige tilbudene.

Når det gjelder periodisk renhold kan det ofte være like greit å avtale dette etter behov, i stedet for å lage en fast avtale på det.

Dialog før tilbudsforespørsel

Hvis du er usikker på renholdsbehovet for eiendommen, for eksempel frekvens eller hvilket nivå av renhold som trengs, så bør du ta en dialog med de aktuelle leverandørene i forkant, før du sender ut tilbudsforespørselen. Leverandørene kan bistå med å vurdere behovet i forkant. Det er særdeles viktig at tilbudene du får inn forholder seg til nøyaktig samme behovsbeskrivelse. Hvis ikke, kan du få tilbud som det ikke går å sammenligne.